航空工程职业教育集团文件

航职团〔2022〕011号

关于下发《航空工程职业教育集团档案管理制度》的通知

各理事单位：

《航空工程职业教育集团档案管理制度》已经常务理事会四届一次会议审定，现予以下发。

航空工程职业教育集团

2022年9月2日

航空工程职业教育集团档案管理制度

为认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规；收集整理和保管好航空工程职教集团档案，维护航空工程职教集团档案的完整，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为集团的各项工作服务，结合集团的实际情况，特制定本制度。

一、 归档范围

1.凡是反映集团工作、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、名录、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2.航空工程职教集团成立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料。

3.航空工程职教集团常务理事会、理事大会形成的文件材料。

4.航空工程职教集团制度体系、会议纪要、内部发文（包含集团秘书处负责人批示后的各项工作流程、决定等）。

5.航空工程职教集团有效证照、证件、印章。

6.具有法律效力及保存价值的文件。

7.航空工程职教集团重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等。

8.航空工程职教集团办公电脑中与集团有关的电子版资料、文件等。

9.航空工程职教集团获得的社会荣誉资料。

10.其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对集团工作产生作用的各种资料。

二、立卷归档要求

1.航空工程职教集团应设专人即时做好档案归档分类保管。

2.归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

（4）卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

3.财务档案可在财务部门暂管一年，一年后存档。

三、档案保管期限

1.永久

凡是反映集团主要职能活动和基本历史面貌的，对集团建设和研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

2.定期 30 年（长期）

凡是反映集团一般工作活动，在较长时间内对集团化办学工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

3.定期 10 年（短期）

凡是在较短时间内对集团有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

四、电脑档案的管理

航空工程职教集团秘书处办公室人员使用的电脑必须指定专门的区域存放集团相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

五、档案的鉴定与销毁

1.航空工程职教集团秘书处定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2.档案鉴定工作由航空工程职教集团秘书处负责人主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3.档案材料鉴定小组审定，并经理事长单位批准后，方可销毁。

4.销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

六、其他

1.本制度自公布之日起生效。

2.本制度由航空工程职教集团秘书处负责解释，原航职协〔2014〕6号作废。

航空工程职业教育集团秘书处              2022年9月2日印发